TMG Research gGmbH ist ein Think Tank mit Sitz in Berlin, der gemeinsam mit Partnerorganisationen praktische Beiträge für zwingend benötigte Nachhaltigkeitstransformationen erarbeitet. Für uns sind soziale Innovationen eine Voraussetzung für inklusiven Wandel, unsere Arbeit ist menschenrechtsbasiert und hat einen Fokus auf Bevölkerungsgruppen, denen Entwicklungsmöglichkeiten häufig verwehrt werden. Schwerpunkt unserer Arbeit ist das Ernährungssystem, der Schutz von Biodiversität, natürlichen Ressourcen und die Anpassung an den Klimawandel. Regionale Schwerpunkte unserer Arbeit sind gegenwärtig Ost- und Westafrika. Dabei bringt TMG Research fundiertes Wissen und praktische Erfahrung in der Steuerung von nationalen, europäischen und internationalen Prozessen ein. TMG Research ist Partner von „Think Sustainable Europe“, einem Netzwerk europäischer Nachhaltigkeits-Think Tanks.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine*n

Human Resources und Office Manager (w/m/div. 100%)
Ref-Nr.: 21-03

Diese Aufgabenschwerpunkte im Personalwesen erwarten Sie:

• Prüfung und Veröffentlichung von (Online-)Stellenausschreibungen, Organisation von Vorstellungsgesprächen und Dokumentation derselben
• Verwaltung und Führen der analogen/digitalen Personalakten
• Vertragsmanagement und Verfassen von Arbeitszeugnissen, unter Berücksichtigung der arbeits- und tarifrechtlichen Bestimmungen
• Erstellung von Tätigkeitsdarstellungen und Tätigkeitsbewertung gemäß TVöD (Bund) sowie rechtskonformen Vermerken zur Eingruppierung, Höher- und Herabstufung der Entgeltgruppe und -stufe gem. TVöD (Bund)
• Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung, der Tariferhöhung und Jahressonderzahlungen für das Lohnbüro sowie Personalkostencontrolling 

Diese Aufgabenschwerpunkte im Office Management erwarten Sie:

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Terminorganisation und der Abwicklung von Routinetätigkeiten
• Unterstützung der Verwaltungsleiterin bei der Überarbeitung, Ausarbeitung und Einführung von Richtlinien für das Office Management
• Geschäftskorrespondenz: Überprüfen eingehender E-Mails bei allgemeinen Postfächern, Annahme und Weiterleitung der allgemeinen Bürotelefonnummer
• Unterstützung bei der Organisation kleinerer interner und externer Meetings
• Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei der Vorbereitung von Dienstreisen und Durchführung der erforderlichen Buchungen für die Geschäftsleitung
• Kommunikation mit dem IT-Dienstleister, Beschaffung von Hard- und Software, Aktivierung / Deaktivierung und Erweiterung von Softwarelizenzen & E-Mail-Adressen
• Unterstützung des Verwaltungsleiters bei der Überprüfung und Überarbeitung des Online-Cloud-Speichers und der Online-Archivierung sowie bei der Einführung eines neuen Systems für das globale Team
• Ansprechpartner*in für die Büroverwaltung, insbesondere Hausverwaltung und Dienstleister, Führung von Bestands- und Inventarlisten

Das sollten Sie mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossenes, relevantes Hochschulstudium
• Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung
• Umfassende Kenntnisse im Tarif-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht, insbesondere in TVöD (Bund), TzBfG, BGB, ArbZG, SGB, KSchG
• Kenntnisse in den Bereichen Office Management und Projekt- und Veranstaltungsmanagement
• Kenntnisse im Umgang und der Pflege einer digitalen Personalsoftware, vorzugsweise HRWorks
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind sehr willkommen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere in Excel)
• Professionelle Kommunikation mit internationalen Vertretern aus Zivilgesellschaft, Regierungen und der Privatwirtschaft
• Effiziente Arbeitsweise sowie Fähigkeit der Priorisierung der Tätigkeiten in einem breiten Aufgabenfeld, ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Eigeninitiative sowie Organisationstalent
• Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit in einem internationalen und interkulturellen Arbeitsumfeld, Bereitschaft zur Übernahme übergreifender Aufgaben innerhalb des Team

Das bieten wir:

• Vereinbarkeit von Beruf und Familie (flexible Arbeitszeiten und Mobile Working)
• Ein lebendiges, freundliches Arbeitsumfeld in einem vielfältigen, internationalen Team
• Herausragende Verbindungen zu nationalen wie internationalen Organisationen im Bereich der nachhaltigen Entwicklung
• 30 Urlaubstage bei Vollzeitbeschäftigung, jährliche Jahressonderzahlungen und sonstige Vorzüge des TVöD (Bund)
• Vergütung nach TVöD (Bund) E10